Elektronischer Lohnnachweis

Der Gesetzgeber verlangt ab dem Jahr 2016 die elektronische Übermittlung der Lohnnachweise an die Unfallversicherung. Die gesetzlichen Grundlagen sind in §§ 99 bis 103 SGB IV (i. d. ab 01.01.2017 geltenden Fassung),  § 28a Abs. 2a SGB IV und der  Verfahrensbeschreibung zum elektronischen Lohnnachweis an die Unfallversicherung (VB-LN) festgelegt.

Für die elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und Unfallversicherung wurde eine Annahmestelle bei der DGUV (Deutsche Gesetzliche UnfallVersicherung) eingerichtet. Die Datenübermittlung erfolgt nach den für die Sozialversicherung festgelegten Regelungen durch den Einsatz einer systemgeprüften Lohnsoftware, einer Übertragungssoftware für die elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und UV-Annahmestelle und der Verschlüsselung mit einem ITSG-Zertifikat.

Begriffe und grundlegende Informationen

Zur Unfallversicherung sind Unternehmer melde- und beitragspflichtig. Der Unternehmer ist eine organisatorische und rechtliche Einheit mit und ohne Arbeitnehmer.

Hinweis: Im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung kann der Begriff des Unternehmers mit dem Begtriff des Arbeitgebers (AG) gleich gesetzt werden.

Begriffe bzgl. der Kommunikation zwischen AG und Berufsgenossenschaft:

1. Die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Beschätigungsbetriebs ist die Betriebsnummer des AG, bei Konzernen die Betriebsnummer der Zentrale.
2. Die Betriebsnummer der die Abrechnung durchführenden Stelle beschreibt den Ort, an dem die Lohnunterlagen geführt werden. Das kann die AG-Betriebsnumer oder die Betriebsnummer des Steuerberaters sein. Es ist nicht die Betriebsnummer des Rechenzentrums eines Lohndienstleisters.
3. Die Betriebsnummer des UV-Trägers ist die Betriebsnummer der für den AG zuständigen Berufsgenossenschaft.
4. Die Mitgiedsnummer des Unternehmens wird vom UV-Träger vergeben und dem AG schriftlich mitgeteilt.
5. Die vorgenannten vier Informationen legen eine meldende Stelle für den elektronischen Lohnnachweis fest.
6. Mehrere meldende Stellen eines AG werden durch eine laufende Nummer unterschieden. In der Praxis haben AG häufig mehrere meldende Stellen, weil die Geschäftsführung bei einem Lohndienstleister und die weiteren Beschäftigten im Haus abgerechnet werden. Es bestehen dann zwei meldende Stellen, die durch die laufende Nummer unterschieden werden.

Die Kombination von meldender Stelle und laufender Nummer ist dann die eindeutige Festlegung für die Kommunikation zwischen AG und Berufsgenossenschaft im UV-Meldeverfahren.

Weitere Begriffe im UV-Meldeverfahren:

1. Im UV-Meldeverfahren werden die Meldungen für ein Kalenderjahr als Vorgang bezeichnet und durch eine eindeutige Vorgangs-ID gekennzeichnet.
2. Der UV-Träger gibt dem AG den Beitragsmaßstab vor. Mit dem Beitragsmaßstab legt der UV-Träger fest, welche Informationen zur Beitragsberechnung im elektronischen Lohnnachweis anzugeben sind.
   
   1. Beitragsmaßstab 1: Beitragsberechnung nach Entgelt
   2. Beitragsmaßstab 2: Beitragsberechnung nach Sollstunden
   3. Beitragsmaßstab 3: Beitragsberechnung nach der Anzahl der Beschäftigten
   4. Beitragsmaßstäbe 4 - 6: Sonderregelungen, es wird kein elektronischer Lohnnachweis erwartet.

3. Die Liste Beitragsabrechnung UV dokumentiert die Abrechnungen für die UV und stellt die Informationen zu Prüfzwecke zusammen.

Die Berechtigung zur elektronischen Kommunikation mit dem für das Unternehmen zuständigen UV-Träger wird durch eine PIN sichergestellt. Die PIN wurde allen Unternehmen schriftlich vom UV-Träger im Jahr 2016 zugesendet. Neue PIN müssen vom Unternehmen beim zuständigen UV-Träger beantragt werden.

Prozeßschritte

Der (Melde-) Vorgang zur Abgabe des elektronischen Lohnachweises ist in den Meldungsstatus von HUP Comet PA integriert.

Mit dem Programm UV-Stammdaten-Abruf / -Verarbeitung | Anmeldung Lohnachweis werden vom AG die UV-Stammdaten angefordert und die Rückmeldung des UV-Trägers verarbeitet. Mit dem Programm Elektronischer Lohnnachweis wird der Lohnnachweis für den UV-Träger erstellt.

Der elektronische Lohnachweis erfordert pro Kalenderjahr drei Prozeßschritte:

1. Vor der Abrechnung Januar erstellt der AG die Anforderung der UV-Stammdaten. Für den erstmaligen UV-Stamdatenabruf werden die Betriebsnummer des UV-Trägers, die Mitgliedsnummer des AG und die PIN in HUP Comet PA im Programm Gefahrentarife auf dem Arbeitsblatt UV-Träger erfasst. Ausserdem sind die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle und die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Stelle einzutrasgen. In den Folgejahren werden diese Informationen aus dem Vorjahr übernommen.
   
   
   
   Mit dem Button Starten Vorgang / Stammdatenabruf wird die Vorgangs_ID bestimmt, die Anforderung der UV-Stammdaten erstellt und über den SV-Daten-Ausgang an den UV-Träger versendet. In HUP Comet PA wird die Vorgangs-Id mit einer Kombination von Mandantennummer, Betriebsnummer der Beschäftigungsstelle, dem Meldejahr und einer internen laufenden Nummer
   
   
2. Der UV-Träger liefert im Stammdatendienst der UV die UV-Stammdaten zurück. Die Anwort des UV-Trägers wird in den SV-Daten-Eingang eingestellt und verarbeitet. Danach werden die UV-Stammdaten im Programm Gefahrentarife angezeigt. Mit dem Button Verarbeiten werden die Informationen übernommen und aktivieren damit den Vorgang für das Abrechnungsjahr.
   Irrtümlich erstellte Stammdatenabrufe werden mit dem Button Stornierung zurückgenommen.
   
   
3. Nach der Dezemberabrechnung (oder in Sonderfällen früher) wird der elektronischer Lohnnachweis im Meldungsstatus gestartet. Der Programmablauf entspricht dem Ablauf in den anderen SV-Meldeverfahren.
   
   

Ohne weitere Vorgaben wird der Lohnnachweis für den aktuellen Vorgang auf Basis der Vorgangs-ID erstellt. In Sonderfällen wird das Vorjahr berichtigt. Dazu wird die Vorgangs-ID für das Vorjahr vorgegeben. Weitere Sonderfälle betreffen den Meldegrund. Der Standardfall UV01 entspricht dem Lohnnachweis für das Abrechnungsjahr bzw. ab dem Gültigkeitsbeginn der UV-Stammdaten. Sonderfälle in den Meldegründen sind:

UV05 für Einstellung des vollständigen Betriebs

UV06 für Beendigung einer meldenden Stelle, d.h. mindestens eine der vier Informationen wird geändert, die eine meldende Stelle festgelegen.

UV08 für Insolvenzen

Aus dem Zusammenhang von Vorgangs-ID und Gültigkeitszeiträumen der UV-Stammdaten wird der UV-Meldegrund maschinell bestimmt. Die Beitragsabrechnung UV wird mit dem Druckersymbol erstellt.