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Aktueller Stand: 06.04.2020                                                                                                             

Zur Umsetzung der Ansprüche zum vereinfachten Bezug von Kurzarbeitergeld in unserer Lohnsoftware – Ausblick


Zwar haben wir Ihnen mit Version 10.20.14.0. die aktuellen Erweiterungen hinsichtlich des vereinfachten Bezugs von Kurzarbeitergeld in comet PA zum Download bereitgestellt.
Wir müssen Sie aber dennoch darauf hinweisen und um Ihr Verständnis bitten, dass wir Ihnen nach wie vor noch nicht zu allen aufgeführten Konstel­lationen sowie möglichen Abrechnungsfällen eine Lösung anbieten können.


Auch wenn die finale Rechtsverordnung für den vereinfachten Bezug von Kurzarbeitergeld Ende März von der Bundesregierung veröffentlicht wurde, liegen die sich hieraus ergebenen verbindlichen Umsetzungsvorgaben für comet PA  noch nicht in finalisierter Form vor. Bis zum heutigen Tag erhalten wir aktualisierte / korrigierte Anforderungen und sind noch nicht alle Abrechnungsfälle geklärt.


Wir arbeiten nach wie vor mit Hochdruck an dieser Klärung und der zeitnahen Umsetzung aller Anforderungen in comet PA, so dass wir Ihnen diese zur Verfügung stellen können.
Bis dahin betrachten Sie bitte Ihre für März und ggf. auch April erstellten Abrechnungen als vorläufig.

D.h. Sie müssen davon ausgehen, dass Sie diese beiden Monate rückwirkend korrigieren müssen.


Wir halten Sie über unsere Moduldokumentationen, den FAQ Corona Krise, unserem Update-Brief sowie über unseren Mitteilungsdienst im Lohnprogramm auf dem Laufenden.

Besten Dank!


Kurzarbeitergeld (KUG)

Kurzarbeitergeld wird von der Agentur für Arbeit bei Ausfall von Arbeitszeit infolge wirtschaftlicher Schwierigkeiten gezahlt.
Die gesetzlichen Voraussetzungen für die Zahlung durch die Arbeitsagentur werden bei Krisensituationen angepasst und sind den aktuellen Veröffentlichungen zu entnehmen.

Die Gesetzliche Grundlagen sind im SGB III festgelegt. Hier gibt es dann auch Verweise zum ESTG (Einkommensteuergesetz) bzgl. der Beachtung von Kindern zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes
nach den Leistungssätzen 1 oder 2:

  • Im Leistungssatz 1 werden 67% des ausgefallenen Nettoentgelts gezahlt.
  • Im Leistungssatz 2 werden 60% des ausgefallenen Nettoentgelts gezahlt.

Anspruch auf den Leistungssatz 1 haben die Arbeitnehmer, die die Voraussetzungen für den Eintrag von Kinderfreibeträgen in den Steuermerkmalen erfüllen.
Alle anderen Arbeitnehmer haben Anspruch auf den Leistungssatz 2.


Checkliste – Was ist zu tun bei Kurzarbeit?

1. Zunächst müssen Sie sich über die rechtlichen Grundlagen für Kurzarbeit in Ihrem Unterneh­men informieren und klären, inwiefern Anspruch auf Kurzarbeitergeld Nach §§95 bis 109 SGB III besteht.
   Wir bitten um Ihr Verständnis, dass HUP keine arbeitsrechtliche Beurteilung durchführen kann.

2. Anschließend müssen Sie Ihre Arbeitsausfälle bei der Agentur für Arbeit anzeigen. Dies kann online bei der Bundesagentur für Arbeit erfolgen.
    Es ist nicht möglich, die Beantragung durch Ihr Lohnprogramm durchzuführen.

3. Erstellen Sie Ihre Abrechnung mit den auf Sie zutreffenden Angaben zur Kurzarbeit (siehe unten).

Hinweis:
Mit der aktuellen Programmversion erfolgt bereits die Ausweisung der SV-Erstattungsbeträge auf der neuen Abrechnungsliste KUG 2020 (siehe unten).

Bitte beachten Sie:

  • Arbeitnehmer, die eine Entschädigung gem. §56 IfSG erhalten und bereits vor der Absonderung (Quarantäne) noch nicht in Kurzarbeit sind / waren,
    haben keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

 
4. Den über das Lohnprogramm erstellte Kurzarbeiter – Antrag inklusive der zugehörigen Liste müssen Sie bei der Agentur für Arbeit einreichen.

Hinweis:

Die Rechtsverordnung zum vereinfachten Bezug von Kurzarbeitergeld wurde am Freitagabend im Bundesgesetzblatt (Teil I 2020 Nr. 14 com 27.03.2020) veröffentlicht.
Für die Geltungsdauer dieser Verordnung sind damit die von der Bundesagentur für Arbeit bereitgestellten Antragsvordrucke sowie die Vordrucke für die Beantragung des Kurzarbeitergeldes (Abrechnungsliste) final.

  • In unserer aktuellen Programmversion steht Ihnen bereits eine ange­passte Antrags- und Abrechnungsliste für die Bundesagentur für Arbeit zur Verfügung.
    Sie finden diese in Ihrem Lohnprogramm unter dem Menüpunkt Listen / Monats­listen / Kurzarbeit.
    Die Abrechnungsliste müssen Sie zwecks Rückerstattung durch die Bundesagentur für Arbeit innerhalb 3 Monate nach Ablauf des Monats, in dem Sie mit der Kurzarbeit be­gonnen haben, eingereicht haben.
  • Arbeitnehmer, die vor der Anordenung der Quarantäne bereits in Kurzarbeit sind / waren, sind auf der KUG Abrechnungsliste aufzuführen und auf dem Antragsvordruck vor dem Namen mit einem "Q" entsprechend zu kennzeichnen.

 
5. Bitte passen Sie nach Installation unserer Software-Updates die Märzabrechnung über eine Korrekturrechnung / Wiederabrechnung entsprechend der erfolgten Programmaktualisierun­gen an.
Alternativ können Sie die Märzabrechnung über eine Nachberechnung des Monats März mit der Aprilabrechnung korrigieren



Ergebnisse der Abrechnung:

Nach Genehmigung der Kurzarbeit durch die Agentur für Arbeit und Erfassung der Ausfallstunden
stehen folgende Ergebnisse und Auswertungen zur Verfügung:

  • Berechnung des auszuzahlenden Betrags unter Berücksichtigung der Ausfallstunden

  • Berechnung des fiktiven Entgelts zur Berechnung der SV-Beiträge

  • KUG-Abrechnungslisten für die Arbeitsagentur und die Krankenkasse


Firmenstamm: Erfassung von  Karteikarte Kurzarbeit

Im Menü Stammdaten wurde im Menüpunkt Firmenstamm die Karteikarte Kurzarbeit ergänzt. Hier werden die Stamm-Nr. Kug und die Ableitungs-Nr. eingestragen.
Diese Nummern werden mit der Genehmigung des Antrags auf Kurzarbeit von der Arbeitsagentur mitgeteilt.


Stamm-Nr. Kug und Ableitzugs-Nr. werden auf der Kug-Abrechnungsliste ausgegeben.


Einstellungen im Personalstamm:

  1. Für Mitarbeiter mit Kinderfreibetrag größer 0,0 in den Steuermerkmalen ist keine Änderung notwendig.

  2. Für die restlichen Mitarbeiter muss geprüft werden, ob sie Anspruch auf den Leistungssatz 1 haben.

    1. Zu dieser Gruppe der restlichen Mitarbeiter gehören die Personen mit Steuerklasse 5 oder 6 und/oder einem Datum im Feld Elternfreibetrag PV auf der Seite Sozialversicherung.
      Wichtig:       Nur die Elterneigenschaft reicht nicht für den Anspruch auf Leistungssatz 1 aus.

    2. Aber auch für Mitarbeiter mit den Steuerklassen 1 bis 4 ohne Kinderfreibetrag, ist es denkbar, dass sie Anspruch auf den Leistungssatz 1 haben.
      Beispiel: Das Kind ist volljährig und in Ausbildung, aber der Mitarbeiter hat den Kinderfreibetrag nicht bei der Finanzverwaltung beantragt.

  3. Bei Anspruch auf Leistungssatz 1:
    Erfassung der Anzahl der Kinder im Personalstamm auf der Karteikarte persönliche Daten im Feld Anzahl Kinder (Kug)


Erfassung Bewegungsdaten:

Für die Erfassung der ausgefallenen Stunden und der Arbeitsunterbrechungen wegen Kurzarbeit stehen folgende Fehlzeiten zur Verfügung:

  • FZ 557 – Kurzarbeit mit Qualifizierung              
  • FZ 5571 – Kurzarbeit 100 % SV-Erstattung
  • FZ 5572 – Kurzarbeit 100 % SV-Erstattung und LFZ
  • FZ 558 – Feiertag Kurzarbeit
  • FZ 559 – Krankengeld KUG
  • FZ 560 – Kurzarbeitergeld                                 
  • FZ 561 – Kurzarbeit -> Krankheit (Lohnfortzahlung)
  • FZ 5610 – Nettolohnausgleich bei KUG (automatisch oder Vorgabe Betrag)
  • FZ 5611 – Satz Nettolohnausgleich bei KUG


Berechnungen

  • Basis für die Berechnung ist die Differenz aus dem Netto zwischen Soll- und Istentgelt.
  • Die rechnerischen Leistungssätze zur Ermittlung der Beträge werden aus den amtlichen Tabellen für Kurzarbeitergeld abgeleitet. Diese Tabellen sind in comet PA hinterlegt


  • Mitarbeiter ohne Kinder, d.h. Kug-Anspruch nach Leistungssatz 2
  • Stundenlohn 20,00 Euro/Std.
  • Arbeitsstunden im Monat: 184 Std. (23 Arbeitstage bei 8 Stunden pro Tag)
  • 84 Stunden Kurzarbeit


Ermittlung (Brutto-) Sollentgelt:

184 Std. * 20,00 Euro/Std. = 3680,00 Euro

Ermittlung (Brutto-) Istentgelt:

100 Std. * 20,00 Euro/Std. = 2000,00 Euro

Hinweis: Für Mitarbeiter mit Steuerklasse 4 und Faktorverfahren können die berechneten Werte nicht aus den Kug-Tabellen abgelesen werden.

Die Darstellung der Ergebnisse erfolgt auf der Kug-Abrechnungsliste für die Arbeitsagentur:



Das auszuzahlende Kurzarbeitergeld beträgt 545,13 und wird von der Arbeitsagentur auf Antrag erstattet.



Arbeitsunfähigkeit bei KUG

Diese Kurzanleitung bezieht sich derzeit primär auf das konjunkturelle Kurzarbeitergeld im Zusammenhang mit Covid-19. Zu diesem Thema hat die Bundesagentur für Arbeit eine Präsentation angefertigt.

Achtung:

Für die Erfassung von Stunden bei Lohnfortzahlung für Kurzarbeit bitte im Personalstamm bei Gehaltsempfängern unter /Entgelt/ Lohnfortzahlung = S: Stunden mit Entgelt eintragen!

Fallbeispiele Kurzarbeit zum 17.02.2020

Hier sind 3 Fälle zu unterscheiden:

1. Eintritt Arbeitsunfähigkeit vor Beginn der Kurzarbeit mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung - FZ 559 und FT 170

Anspruch auf Entgeltfortzahlung für die verbleibende Arbeitsleistung.
Die Ausfallstunden werden mit einem Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes vergütet.
Das ausgezahlte Entgelt wird dem AG auf Antrag von der Krankenkasse erstattet

  • Lohnfortzahlung AU 10.02.2020 – 21.02.2020
  • AN arbeitet 8 Std./ Tag. AU = 80 Stunden; Ausfall durch Kug 50% = 4 Std./Tag

Erfassung in Comet PA:

  • Eingaben:

    • FZ 170 10.02.2020 – 21.02.2020  = 80 Std.  Fehlzeit (Erfassung als Unterbrechung)

    • Für den Zeitraum Kug vom 17.02. – 21.02. = 40 Stunden

    • Eingabe FZ 559 =  20 Stunden ( = Ausfallstunden)

    • FZ 170 = - 20 Stunden unter „Bewegungsdaten“ für die ausgefallene Zeit

  • Auf der Abrechnung werden ausgegeben:
    • Lohnfortzahlung 170 = 60 Stunden volles Entgelt
    • FZ 559  = 20 Stunden Krankengeld in Höhe Kug


2. Eintritt AU während Kurzarbeit mit Entgeltanspruch – FZ 170  und FZ 561/ 5572 100% SV


  • Lohnfortzahlung AU 21.02.2020 – 28.02.2020
  • AN arbeitet 8/ Tag; AU = 80 Stunden; Ausfall durch Kug 50% = 4 Std./Tag

Erfassung in Comet PA:

  • Eingaben

    • FZ 170 24.02.2020 – 28.02.2020  = 40 Std.  Fehlzeit (Erfassung als Unterbrechung)

    • Für den Zeitraum Kug vom 17.02. – 21.02. = 20 Stunden

    • FZ 170 = - 20 Stunden unter „Bewegungsdaten“ für die ausgefallene Zeit

  • Auf der Abrechnung werden ausgegeben:

    • Lohnfortzahlung 170 = 20 Stunden volles Entgelt

    • FZ 557 = 20 Stunden Kug 100% Sv-Erstattung

  • Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Die Erstattung erfolgt über die Arbeitsagentur.

3. Erkrankung ohne Anspruch auf Entgeltfortzahlung


Hat der Arbeitnehmer ausschließlich Anspruch auf Krankengeld, erfolgt eine normale Berechnung des Krankengeldes mit:  FZ 182 (Krankengeld von Kasse)





Handlungsempfehlung zur Durchführung der KUG-Abrechnung

Folgende Konstellationen sind zu unterscheiden:

  1. Die SV-Beiträge aus der Kurzarbeit werden dem AG erstattet.
    Diese KUG-Zeiten werden zur Fehlzeit 5571 erfasst.

  2. Die SV-Beiträge aus der Kurzarbeit werden dem AG nicht erstattet.
    Diese KUG-Zeiten werden mit Fehlzeit 560 erfasst.

Nach unserem aktuellen Kenntnisstand ist Fall 1 abzurechnen.

Arbeitsvarianten bei Kurzarbeit

  • Erfassung für die Kurzarbeitstage
    1. mit 0 Arbeitsstunden über Tage im Kalender oder in den Unterbrechungen.
    2. mit teilweiser Arbeitsleistung über die ausgefallenen Stunden in den Bewegungen.
    3. Eine gemischte Erfassung ist möglich.
  • Der AG kann das Netto bis zu 100% aufstocken!

Vorbereitung:

  1. Für die Erfassung oder den maschinellen Import in die Bewegungsdaten ist eine Aufstellung der KUG-Zeiten pro Mitarbeiter vorzubereiten.

  2. Die Buchungsschlüssel müssen korrekt eingestellt werden.
BuchungsschlüsselBeschreibungLohnartBuchungsartKontoGegenkonto
KUGWAGKurzarbeitergeld557 Kurzarbeit 100% ErstasttungSollbuchungForderungskontoVerrechnungskonto Lohn und Gehalt
KUGSVKug-SV-Erstattung79032 SV-Erstattung 100% für KurzarbeitHabenbuchungAufwandskonto SVForderungskonto SV

Legende:

Kug = Kurzarbeitergeld

Wag = Winterausfallgeld

ERST = Erstattung

ERSTSV = Erstattung SV-Beiträge

LFZ = Lohnfortzahlung


Hinweis: Es kann sinnvoll sein, dass die Sachbuchungen für die Erstattungen auf separaten Konten gebucht werden, damit die Kontrollen der Zahlungseingänge aus den Erstattungen der Bundesagentur erleichtert werden.


3. Die Einstellungen der Lohnarten sind zu prüfen und ggf. zu überarbeiten. Dies gilt insbesondere für Benutzerlohnarten:

ACHTUNG:  Wenn Benutzerlohnarten, d.h. Lohnarten mit führender 2, für Stunden- oder Monatslohn oder für Gehalt benutzt werden, müssen sie durch die Standardlohnarten 101, 103 oder 110 ersetzt werden. Andernfalls ist die KUG-Berechnung nicht möglich. Dies gilt entsprechend auch für weitere Lohnbestandteile, die durch KUG-Zeiten gekürzt werden.

Muster für die Ersetzung der Lohnarten auf die Standardlohnarten 101, 103 oder 110 am Beispiel der Lohnart 230 für Gehalt:

    • Folgende Änderungen sind vorzunehmen:


      • In Lohnart 001 – Init Variablen Monatsentgelt-Empfänger muss im User-Teil eine Zeile ergänzt werden: GempfOSatz := 1
      • Die Lohnart 230 – Gehalt (User-Lohnart) ist mit gültig bis: 29.02.2020 zu beenden.
      • In Lohnart 103  – Gehalt (Standard) ist im User-Teil folgende Bedingung einzutragen:
        (gempf ) & stds & (AZUBI=0) & (pempf=0) & (nDatum(1,3,2020) < nDatum(2,RMonat,RJahr))
        Die Bedingung (gempf ) & stds & (AZUBI=0) & (pempf=0) kann aus der oberen Bedingung durch Kopieren in die untere Bedingung übertragen werden.
        Dahinter muss & (nDatum(1,3,2020) < nDatum(2,RMonat,RJahr)) ergänzt werden.
      • Prüfung, ob ggf. der Buchungsschlüssel der Lohnart 230 in die Lohnart 103 eingetragen werden muss.

    • Wenn nach den Umstellungen der Userlohnarten das Sollentgelt für KUG nicht korrekt berechnet werden kann, ist
      in Ausnahmefällen eine Übersteuerung des maschinell berechneten Soll-Entgelts in den Bewegungen mit Fehlzeit FZ 20 möglich.
      → Zur Vorbereitung ist dazu in den Stammdaten der Fehlzeiten die Einstellung der FZ 20 im Feld Anzeige von N auf J zu ändern.

Erfassungen in den Bewegungsdaten für KUG mit Erstattung der SV-Beiträge:

    • KUG-Tage mit 0-Arbeitsstunden im Kalender oder in den Unterbrechungen zur Fehlzeit 5571.

    • KUG-Stunden für die Tage mit teilweiser Arbeitsleistung in den Bewegungen zur Fehlzeit 5571.

    • KUG-Tage mit 0-Arbeitsstunden und AU-Bescheinigungen und LFZ mit Fehlzeit 5572 in den Unterbrechungen.

    • KUG-Tage mit teilweiser Arbeitsleistung und AU-Bescheinigungen und LFZ mit Fehlzeit 170 in den Unterbrechungen
      und KUG-Stunden mit Fehlzeit 5572 in den Bewegungen. Zum Ausgleich werden die KUG-Stunden auch mit Fehlzeit 170 im Minus erfasst.

    •  KUG-Tage mit AU-Bescheinigungen nach Ende der LFZ mit Fehlzeit 182

    •  Nettoaufstockung einschalten: FZ 5610 = 1

    •  Anteiliger Prozentsatz für Nettoaufstockung: FZ 5611. In FZ5611 sind Beträge von 80% bis 100% möglich. 80% ist keine Aufstockung, weil dies der Summe aus Teilzeit-Netto und Kurzarbeitsgeldes entspricht.
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