Für die Erstellung der Überweisungsdatei und der dazu gehörenden Auflistungen sind einige Vorgaben zu treffen.
Im Rahmen Überweisung werden allgemeine Vorgaben getroffen, die beim nächsten Aufruf des Programms wieder vorgeschlagen werden.
Überweisung von / BIC / IBAN | In diesen Feldern sind die Daten der Hausbank aus dem Firmenstamm einzutragen. Im Banknamen besteht die Möglichkeit eine andere Bankverbindung aus dem Firmenstamm auszuwählen. |
Abrechnungskreis | Die Erstellung der Überweisungen kann für alle Abrechnungskreise oder für genau einen Abrechnungskreis erfolgen. |
| Ausführungsdatum | Zum aktuellen Tagesdatum kann die Ausführung der Überweisungen bis zu 4 Wochen vordatiert werden. |
| Zielpfad | Mit der Vorgabe des Zielpfades wird die Überweisungsdatei an einem Ort gespeichert, auf den die Bankensoftware zugreifen kann. |
| eigener Dateiname | Der Dateiname für die Überweisungsdatei kann zur komfortablen Unterscheidung von Teilzahlungen vorgegeben werden. |
| mit Zeitstempel | Der Zeitstempel ist eine optionale Ergänzung im Dateinamen und dient auch der Herstellung von eindeutigen Dateibezeichnungen. |
| Sortiert nach | Die Bereitstellung der Überweisungen kann nach Personalnummer oder Empfänger sortiert werden. |
| Referenznummer ( * ) | Die Referenznummer ist eine Pflichteingabe für Überweisungen von einer nicht im SEPA-Raum ansässigen Hausbank. |
| Kennung ( * ) | Die Kennung PAYROLL ist eine Pflichteingabe für Überweisungen von einer nicht im SEPA-Raum ansässigen Hausbank. |
| Zähler ( * ) | Der Zähler ist eine interne laufende Nummer für die Überweisungen in einer Auszahlungsdatei von einer nicht im SEPA-Raum ansässigen Hausbank. |
( * ) Diese Vorgaben sind für nicht im SEPA-Raum ansässige Hausbanken unbedingt erforderlich, weil damit die Überweisungsdatei in einem Pseudo-SEPA-Format erstellt werden. Diese Vorgaben müssen aber auch mit dem Service für COMET PA abgeklärt werden, weil ggf. eine individuelle Programmierung erforderlich ist.
Im Rahmen Optionen werden die gewünschten Überweisungen aus der aktuellen Abrechnungsperiode ausgewählt.
| Rechnung / Abschlag | Mit dieser Radiogruppewird zwischen Abschlagszahlungen und Zahlungen aus der Abrechnung unterschieden. Wenn Abschlag eingeschaltet wird, sind keine weiteren Vorgaben notwendig. Rechnung ist vor eingestellt |
| Checkboxen | Wenn Rechnung eingeschaltet wird, können in den Checkboxen die Arten der zu überweisenden Beträge vorgegeben werden. Damit besteht die Möglichkeit die Auszahlung auf mehrere Teilzahlungen aufzuteilen. |
| Alles | Mit dem Button Alles werden alle Checkbox aktiviert. |
Im Rahmen Wiederholung werden Vorgaben zur Korrektur oder wiederholten Erstellung von Überweisungsdateien getroffen.
| keine Wiederholung / Wiederholung vom / Rücksetzen vom | Mit den Auswahlmöglichkeiten Wiederholung vom und Rücksetzen vom ( * ) können bereits erstellte Auszahlungsdateien bearbeitet werden. keine Wiederholung ist vor eingestellt. |
| Zeitstempel | Mit den aktivierten Auswahlmöglichkeiten Wiederholung vom oder Rücksetzen vom werden die Zeitstempel der erstellten Dateien zur aktuell ausgewählten Abrechnungsperiode in der Auswahl angezeigt. Nachdem ein Zeitstempel ausgewählt worden ist, wird mit dem Start-Button der Vorgang ausgeführt. |
( * ) Nachdem eine Auszahlungsdatei zurückgesetzt worden ist, kann sie auch mit geänderten Vorgaben erneut erstellt werden.
Im Rahmen SEPA-Parameter werden Vorgaben für das Datenformat der Überweisungsdatei getroffen, die beim nächsten Aufruf des Programms wieder vorgeschlagen werden.
SEPA-Sammelbuchung | Diese Checkbox legt die Erstellung der Überweisungsdatei als Sammelbuchung fest. Voreingestellt ist die aktivierte Checkbox ( * ) |
| Version >= 2.9 - inkl. BIC | Diese Checkbox legt fest, dass ab Version 2.9 weiterhin die BIC in der Bankverbindung des Empfängers eingetragen wird ( ** ) |
| Version | In der Radiogruppe wird das Format der SEPA-Datei festgelegt. Die aktuelle Version, was wir anbieten nehmen. |
| Anzeige / Dateiinhalt | Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird der Inhalt der SEPA-Überweisungsdatei im XML-Format angezeigt. |
| Anzeige / Begleitzettel | Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird der Buchungsbeleg der Sammelüberweisung erstellt. |
( * ) Sammelbuchungen werden auf dem Kontoauszug mit dem Gesamtbetrag der Überweisungen dargestellt. Damit wird erreicht, dass auf dem Kontoauszug der Bank genau ein Betrag dargestellt wird.
( ** ) Diese Vorgabe ist nur noch in Ausnahmefällen sinnvoll. Beispiel: Die Hausbank kann SEPA-Überweisungen in ein weiteres Land im SEPA-Raum ausschließlich mit der BIC ausführen. Dies widerspricht aber den SEPA-Beschreibungen ab Version 2.9.
Im Rahmen Aktionen werden die Funktionen des Programms ausgeführt.
| SEPA-xml auf Fehler überprüfen | Durch betätigen des Buttons wird die Fehlerüberprüfung für die aktuell erstellte Datei durchgeführt. ( * ) |
| SEPA-xml immer überprüfen | Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird die Fehlerüberprüfung für jede Datei ausgeführt. ( * ) |
| Start | Startet den Ablauf zu den Voreinstellungen. |
( * )
Die Ausgabe der Überweisungen hat die Besonderheit, dass zeitgleich mit der Listenausgabe der Überweisungsträger erstellt wird. Deshalb rufen Sie die Ausgabe dieser Liste nicht mit der Schaltfläche für den Druck bzw. der Taste [F10] auf, sondern beginnen mit der Schaltfläche [Start] (bzw. den Tasten [Alt]+[S]).
Bevor Sie die Liste ausgeben, lassen sich noch folgende Einstellungen vornehmen:
Überweisung von
...
In diesem Feld ist die Bankverbindung aus dem Firmenstamm eingetragen. Über die Schaltfläche neben dem Banknamen besteht die Möglichkeit, vor der Überweisung die Bank 2 oder 3 aus dem Firmenstamm anzusprechen. Die IBAN und die BIC werden automatisch übernommen.
...
Wiederholung von
...
Vor der Überweisung ist festzulegen, ob eine Überweisung wiederholt oder ob die Ergebnisse des letzten Rein-Rechenlaufes überwiesen werden sollen. Das Programm „merkt sich" jede Überweisung mit Datum und Uhrzeit. Wählen Sie „keine Wiederholung" (das ist die Standardeinstellung, erfolgt die Überweisung der zuletzt abgerechneten Abrechnungskreise bzw. Arbeitnehmer entsprechend den zum Rein-Rechenlauf eingestellten Optionen.
Haben Sie „keine Wiederholung" gewählt, können Sie nur Zahlungen überweisen, die noch nicht ausgeführt wurden. Rufen Sie die Überweisungsliste mit gleichen Optionen ein zweites Mal auf, wird eine leere Datei erzeugt.
Wollen Sie eine Überweisung wiederholen (z.B. weil die Diskette von der Bank nicht eingelesen werden konnte), wählen Sie über die Schaltfläche neben dem Eingabefenster die zu wiederholende Überweisung aus. Bei einer solchen Wiederholung müssen Sie beachten, dass Sie die Optionen wieder so einstellen, wie Sie zum Zeitpunkt der Überweisung eingestellt waren.
...
Überweisung auf
...
Auswahl des Überweisungsträgers.
Ziel-Pfad
...
Erfolgt die Überweisung auf Diskette, tragen Sie die Laufwerksbezeichnung für das Diskettenlaufwerk ein (in der Regel A:). Über die Schaltfläche neben dem Eingabefeld ist die Auswahl eines Ziel-Pfades möglich.
...
Disketten-Name
...
In dieses Feld ist die Bezeichnung „Bank01" vorgegeben. Diese Bezeichnung kann überschrieben werden.
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Optionen
...
Über das Fenster „Optionen" stellen Sie ein, welche Teile der Lohn- und Gehaltsrechnung überwiesen werden sollen. Sie können z.B. Lohn/Gehalt getrennt von den anderen Beträgen überweisen. Die einzelnen Optionen werden durch Anklicken mit der Maus bzw. mit der Leertaste aktiviert/deaktiviert.
...
Am Beispiel obiger Einstellung sollen die einzelnen Parameter und Schalter erläutert werden.
Die Überweisungsdatei (sepa_170515_145825.xml) wird im Ziel-Pfad c:\sepa\ incl. Zeitstempel erstellt. Der Disketten-Name dient der eindeutigen Bezeichnung dieser Überweisung, es kann aber auch die Vorgabe <BANK01> prinzipiell verwendet werden. Sie finden diesen Namen im Kopf auf dem Begleitzettel wieder. Weiterhin können Sie einstellen, nach welchem Sortierkriterium die Überweisungen auf dem Papier gedruckt werden.
Die obige Überweisung wird vom der Sparkasse Südholstein erfolgen und es werden alle Abrechnungskreise berücksichtigt. Die Daten für die eigenen Banken werden im Firmenstamm hinterlegt.Wird ein anderes Ausführungsdatum als <sofort> ausgewählt, dann wird diese als Ausführungsdatum in der Überweisungsdatei gespeichert.
Die Referenznummer wird für die Überweisung im Tag <Payment Information Identification> gespeichert (max. 35 Zeichen) und dient als <SEPA Referenz zur eindeutigen Identifizierung eines Sammlers im Kontoauszug>.
Die Kennung wird im Tag <Id>gespeichert und dient der eindeutigen Identifizierung einer Organisation oder Person. Im Zusammenhang mit dem Zähler (lfd. Zähler verwenden) kann jede einzelne Überweisung eindeutig identifiziert werden und stellt somit sicher, dass eine Überweisung nicht doppelt ausgeführt wird. Gespeichert wird dieser eindeutige Zähler im Tag <EndToEndId> - SEPA Referenz wird durch die gesamte Kette bis zum Begünstigten geleitet wird. In Deutschland werden die Kennung und der Zähler selten verwendet, dafür wird intern die SEPA Konstante NOTPROVIDED benutzt.
Im Bereich Optionen wird entschieden, welche Lohnbestandteile in diesem konkreten Fall überwiesen werden.
Im Bereich Wiederholung kann ggf. eine bereits erstellte Datei nochmals erzeugt oder eine einzelne / komplette Überweisung zurückgesetzt werden.
Wichtig: COMET PA erstellt nur die Überweisungsdaten, der physische Vorgang des Überweisens erfolgt im Bankprogramm.
Welche SEPA-Version für die Überweisung verwendet wird, entscheidet sich anhand der Auswahl im Bereich Version. Ab Oktober 2016 ist die Version 3.0 gültig; ältere Versionen können noch verwendet werden, abhängig vom eigenen Bankprogramm. Ab der SEPA-Version 2.9 reicht für die Überweisung die IBAN aus (Ausnahmen sind Überweisungen nach MC, SM, CH - wobei auch hier die Hausbank ggf. den fehlenden BIC ergänzt.)
Der SEPA-Parameter - SEPA-Sammelbuchung sichert, dass auf dem eigenen Bankauszug nur die Gesamtsumme sichtbar ist; während der Parameter Version >=2.9 - incl. BIC zwingend den BIC mit in die Überweisungsdatei ausgibt. (z.B. für die Bank of America).
Bei der Erstellung der Überweisung kann entscheiden werden, ob man den Begleitzettel als Papier / pdf benötigt oder ob man ggf. sich die Überweisungsdatei in Ihrer ursprünglichen Form ansehen will.
COMET PA liefert ein separates Prüfprogramm für SEPA-Dateien mit aus, welches ggf, bei das Hinweise auf die Bearbeitung von Fehlern beim Import in Ihr das Bankprogramm unterstützend hilftgeben kann. Eine generelle Prüfung ist nicht (mehr) notwendig.
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